Mansors: программный комплекс для автоматизации работы с документами в международной юридической компании

Mansors – международная сеть юридических фирм с представительствами в 5 странах: России, Беларуси, Финляндии, Гонконге и ОАЭ.

Юристы Mansors специализируются на арбитражном регулировании. Помогают крупным российским и зарубежным компаниям разрешать внешнеэкономические споры, отстаивать интересы в переговорах с регуляторами или контрагентами и расследовать корпоративные инциденты.

За годы практики Mansors провели несколько тысяч расследований.

Каждому арбитражному разбирательству предшествует расследование. Это трудоёмкий процесс, который к тому же никак не оцифрован.

Расследование нужно, чтобы собрать и структурировать доказательства, необходимые для защиты компании, обратившейся к нашему клиенту за помощью. Происходит это примерно так:

1. Сперва юристы собирают доказательную базу: бумажные копии контрактов, соглашений, квитанций, актов сдачи-приёмки и прочего.
2. Затем к каждому существенному для дела документу приклеивается стикер. Такой стикер содержит информацию о том,  как конкретно документ связан с другими доказательствами. А ещё на стикере помещается инструкция, описывающая, где найти связанные документы.
3. В конце юристы вкладывают уже структурированные документы в папки, а папки помещают на стеллажи. На каждый стеллаж — свой тип документов.

В сущности, получается физическая база данных. И вот почему клиент решил оцифровать завязанные на ней процессы и документы:

• Строить сложные связи с помощью стикеров неудобно. Столкнувшись со сноской на стикере, юрист вынужден вставать и идти за новым документом, а искать его надо по инструкции вроде «номер 364, папка 3, стелаж 29».
• Невозможно быстро найти нужный документ. Это критично для крупных расследований, где документы исчисляются тысячами, а сроки их обработки сжатые и напрямую влияют на детальность расследования.
• Работать с физическими документами в суде тоже неудобно. Сейчас юристы буквально раскладывают документы на «юридическом столе». Во время разбирательства им приходится искать нужный документ, чтобы показать его судье.

Чем более масштабное дело в работе у юристов, тем труднее и времязатратнее их структурировать и хранить. К нам клиент обратился, чтобы, в первую очередь, проверить на практике, можно ли устранить эту рутину при помощи автоматизации.

Превратить идею — программный комплекс для автоматизации работы документов — в прототип, который можно «пощупать» на практике и показать инвесторам.

По задумке клиента после внедрения программного комплекса в процесс работы с документами должен был выглядеть так:

1. Сканы документов загружаются в систему.
2. Система группирует связанные документы и линкует их между собой. Юристам больше не требуется размечать документы схожих назначений (групп) вручную, используя стикеры.
3. Документы хранятся в папках, а папки в «стеках» — как цифровых аналогах стеллажей. Опять же, юристам не нужно вручную их раскладывать. Кроме того, так они экономят место в своих кабинетах.
4. Когда пользователь открывает документ, все связанные файлы появляются в табах над основной рабочей областью. Каждый из них можно найти и открыть мгновенно, и это кратно ускоряет ход работ.

• Клиент хотел увидеть реалистичный прототип, проверить работоспособность идеи с минимальным бюджетом и упростить защиту проекта перед инвесторами. В таких проектах важна скорость. Это означало полный отказ от бекенда (серверной части программного комплекса) и необходимость имитировать сложную бизнес-логику инструментами фронтенда (пользовательской части программного комплекса).
• У Mansors не было опыта запуска сложных ИТ-продуктов с компаниями-разработчиками, зато была идея и глубокое понимание отрасли. Мы плотно взаимодействовали с клиентом и отталкивались от его пожеланий к внешнему виду и функционалу к продукта, а также «сырых» макетов. Система обрастала требованиями по ходу работы:изначально технические требования не были зафиксированы, предстояло их прорабоатать на основе общения с клиентом.
• Нам предстояло уложиться в очень сжатый срок: 6 недель. За это время нужно было продумать UX, предложить удобную логику взаимодействия с продуктом, разработать и отшлифовать прототип. Но мы решили пойти дальше — по готовности прототипа создали подробное ТЗ, по которому смогли точно оценить для клиента требования к реальной системе и стоимость её реализации.

Вышли на финальный вариант реализации за 3 итерации

Мы решили двигаться короткими итерациями по одной неделе. Сразу начали с визуальных макетов. Отталкиваясь от них, уточняли требования и параллельно глубже погружались в проблематику подготовки материалов арбитражных дел.

Мы предлагали различные варианты реализации функционала и корректировали изначальные требования исходя из возможностей машинного обучения.

Представитель клиента плотно взаимодействовал с нами, выступая в роли эксперта в юридической сфере и поставщика требований. За три итерации мы вышли на вариант реализации, который отвечал запросам клиента, и далее насыщали функционалом.

Предложили UX/UI, который полностью отвечал требованиям заказчика

Основной упор в интерфейсе сделали на простоту и удобство работы с документами, ведь для пользователей важно было быстро находить нужную информацию. А значит, лишние UI-элементы только мешали бы. Отсюда приоритет на минималистичном оформлении.

Важная часть интерфейса — способы отображения взаимосвязей между документами. Связанные документы поместили в табы, что позволило пользователям переключаться между ними «на лету».

А ещё мы добавили возможность оставлять заметки и комментарии к тексту документов в реальном времени, как в Google Docs. Так пользователи могут не только просматривать документы, но и обмениваться заметками, обсуждать точность формулировок и быстрее принимать решения о возможных изменениях.

Реализовали интерактивный прототип в Figma

В качестве основного инструмента выбрали Figma. Это графический редактор c мощными функциями прототипирования. В нём можно быстро создавать интерактивные макеты. Бизнес-логика поддерживается при помощи скриптов — это значит, пройти любой пользовательский сценарий можно не выходя из графического редактора. А после того как эти сценарии согласованы, можно приступать к реализации: доработке дизайна и написанию серверной и клиентской части программного продукта.

Например, один из наших прототипов имитировал добавление нового документа на доску. Кнопка «Новый документ» запускала цепочку действий: на рабочем пространстве появлялся новый скан, затем система размечала его и строила взаимосвязи с другими документами.

Помимо таких цепочек, в Figma мы «проиграли» все основные функции (возможные действия пользователей): можно было перемещаться по доске, открывать документы, печатать в строке поиска.

Описали все требования к системе

Мы детально продумывали и описывали каждую фичу. Не только UI/UX, но и технические особенности реализации.

Например, мы поняли, что для реального продукта понадобятся инструменты машинного перевода и распознавания изображений. Без них система не сможет «связать» несколько документов об одном и том же. Например, если в двух квитанциях или договорах значится одинаковая цена, система сперва «читает» оба документа, а затем «понимает», есть ли между ними взаимосвязь, которую полезно обозначить для юриста. Эта работа легла в основу следующего этапа.

Спроектировали архитектуру системы и рассчитали бюджет на реализацию, дополнив идею клиента новыми деталями

Мы прошли весь этап проектирования. Описали архитектуру, спланировали бюджет, составили подробный роадмап разработки и рассмотрели два варианта развёртывания: в облаке и on-premise (на собственных серверах).

Для каждого варианта внедрения рассчитали стоимость и оценили бюджет на эксплуатацию системы.

Проектирование выходило за рамки проекта, но мы сделали его, чтобы помочь клиенту представить инвесторам как можно более точное и понятное представление о продукте. Бюджет при этом не растягивали, соблюдали договорённости. 

Совместно с клиентом мы подготовили полный комплект материалов для защиты проекта перед инвесторами.

• Разработали визуальный макет, который точно отвечал требованиям: для этого глубоко погрузились в специфику арбитражного судопроизводства, привлекая клиента как эксперта.
• Заложили основу для дальнейшего развития продукта: спроектировали архитектуру, учитывая все технические нюансы, и декомпозировали работы.
• Дали точную оценку и составили реалистичный план внедрения, который даёт ясное представление о бюджете на разработку и поддержание системы, а также о сроках проекта.

В итоге клиент смог протестировать идею на практике: решение позволило быстро оценить применимость продукта, определить стоимость разработки и подготовить по-настоящему убедительную презентацию.

Mansors успешно защитили проект перед инвесторами и были готовы привлечь нас как подрядчика к реализации.

Развитие проекта было приостановлено на фоне политических событий 2022 года.