Пилот ERP-системы для одной из крупнейших розничных сетей России

Одна из крупнейших розничных сетей России, которая входит в десятку лидеров рынка по объёму продаж. В управлении — больше 20 000 магазинов по всей стране, 50 распределительных центров и собственный автопарк из нескольких тысяч грузовиков.

В таких крупных компаниях, как у нашего клиента, любые решения проходят через несколько этапов планирования бюджета и других ресурсов, поиска и найма подрядчиков. Причем в планировании обычно участвуют сразу несколько отделов: в том числе разработка, дизайн, администрация, HR, бухгалтерия, юристы.

Все они планируют, выполняют задачи и ведут отчётность в своём узкоспециализированном программном обеспечении (ПО), как правило, от известных вендоров. Однако «коробочные» решения зачастую не подходит под процессы конкретной компании и рано или поздно их приходится менять на собственную разработку.

Поскольку процессы ведутся в разном или в неподходящем под компанию ПО (и даже на бумаге), их контроль усложняется и занимает у топ-менеджмента слишком много времени. При этом желаемой точности контроля всё равно добиться не получается.

Допустим, project-менеджер хочет собрать команду под какую-то задачу. Он создаёт заявку в программе «А» и пишет HR-менеджеру. Тот видит задачу, но поскольку сам работает в программе «Б», должен её туда перенести. На этом этапе заявка может «подвиснуть» на две недели. Всё это время работа стоит. Потом задачу наконец перенесли и начали по ней работать, но во время переноса забыли какой-то комментарий, а в нём важная информация.

Такие ситуации возникали часто. Поэтому клиент обратился к нам.

Наши задачи —во-первых, связать ERP-систему, HRM-систему, систему бухучета и систему планирования проектов. Во-вторых, оперативно реализовать основные бизнес-процессы и помочь клиенту определить, позволяет ли его новая концепция добиться желаемой автоматизации процессов управления проектами в компании. 

Клиент попросил нас:

• Разделить процессы на рабочие и нерабочие. То есть глубоко погрузиться в работу компании, изучить как ставятся и передаются задачи, что удобно сотрудникам, а что нет. Процессы, которые показывают свою эффективность, бесшовно перенести в новый софт, а нерабочие — помочь оптимизировать.
• Спроектировать архитектуру, на основе которой было бы создано высокопроизводительное, бесперебойно работающее ПО. Чтобы обмен данными происходил мгновенно, страницы открывались без задержки, фильтры применялись на лету, а терабайты конфиденциальной информации хранились надёжно.
• Предложить лаконичный UI/UX, который будет ускорять работу менеджеров и, следовательно, повышать их продуктивность, при этом не утомлять.

Клиент изначально планировал разработать MVP своими силами, но у него не было внутренних ресурсов, свободных для нового проекта. А поскольку в больших компаниях согласовывать их очень долго, заказная разработка оказалась наиболее выгодным и простым решением. 

Первым вызовом стало изучение вводных: важно было выделить процессы, больше всего блокировавшие работу предприятия. Затем уже на их примере подтвердить или опровергнуть эффективность новой концепции.

Часть процессов клиента была регламентирована, а часть хранилась в головах сотрудников и устно передавалась внутри компании. Изучить такие процессы можно только на интервью. Отсюда — необходимость пообщаться со всеми: от специалистов по логистике до project-менеджеров, от закупщиков до финансовых аналитиков.

Регламенты тоже исчислялись сотнями: как бюджетировать и планировать проекты, ставить и менять статусы задач, оформлять документы. Каждый регламент потребовалось изучить вдоль и поперёк.

Второй вызов — это скорость. Нас попросили максимально оперативно спроектировать MVP. Чем раньше он будет готов, тем быстрее получится протестировать концепцию и принять решение о её полноценном внедрении в процессы управления проектами компании.

Третий вызов — лаконичность решения. Из множества процессов нужно было выделить только те, без которых компании не обойтись.

Глубоко погрузились в процессы предприятия 

Предпроектное исследование дало нам более 30 часов записей интервью с сотрудниками, для которых и планировали разработку ПО, и их рабочие заметки. Это позволило нам изучить рабочие процессы предприятия от и до. Также мы проанализировали регламенты клиента, сопоставили их с реальным положением дел.

В ходе исследования мы смогли определить, какие процессы работают хорошо, а какие требуют изменений в первую очередь: снижают скорость и качество работы сотрудников, противоречат регламентам.

Поняли, какие именно решения нужны в программной части, и обсудили своё видение с клиентом. Выводы использовали при создании логики работы системы и UI/UX.

Спроектировали архитектуру 

При проектировании MVP, который клиент планировал развивать силами своих сотрудников, нам предстояло решить две задачи: создать продуманную архитектуру и подобрать технологии, подходящие команде разработки со стороны клиента. Сделать так, чтобы клиент и его команда могли легко идти дальше по нашим наработкам — готовому, продуманному плану. Дать клиенту основу, с которой он сможет быстро улучшить ключевые бизнес-показатели, затратив минимум ресурсов.

Чтобы добиться этого, мы выстроили тесное взаимодействие с аналитиками и разработчиками проекта на стороне клиента. Работали последовательно: предлагали варианты архитектуры для серверной части, промежуточного слоя и интерфейса, обсуждали ограничения, затем вносили изменения.

Что важно, у сотрудников со стороны клиента общение с нами заняло минимум времени.

Когда архитектура приобрела чёткие очертания, мы помогли клиенту спланировать штатные рабочие группы под проект, расписали, какие специалисты, чем и сколько времени будут заниматься. В итоге клиент получил не только проект архитектуры, но и подробный роадмап по разработке.

Предложили интерфейс, отвечающий реальным потребностям пользователей

Мы начали с анализа пользовательских сценариев. Для этого провели серию наблюдений за работой ключевых сотрудников в разрозненном ПО. Следили, как менеджер по закупкам планирует поставки, как логист оптимизирует маршруты, как финансист анализирует затраты. Опять же, собрали фокус-группы для проведения опросов об удобстве использования имеющихся инструментов.

Выявили узкие места. Например, что закупщики тратят много времени на сверку данных из разных систем. На основе этого предложили создать единую панель с агрегированной информацией.

Для каждой роли пользователя мы разработали прототипы интерфейсов и протестировали их прямо на рабочих местах в самых крупных, а затем и всех остальных отделах. Это помогло убедиться, что наши решения вписываются в реальные бизнес-процессы компании.

В итоге мы предоставили клиенту детальные сценарии использования системы для сотрудников разных отделов и менеджеров. Это дало команде разработки чёткое понимание, как реализовать предложенный нами интерфейс уже на стороне фронтенда, и почему нужно сделать именно так, а не иначе.

Пользуясь единым web-приложением, разработанным на основе нашего MVP, клиент может оперативно скорректировать текущий портфель проектов, запланировать новые проектные активности, рассчитать бюджет проекта, оценить его рентабельность.

Средства списания рабочего времени дают возможность оперативного контроля загрузки персонала, упрощая планирование найма сотрудников. Согласование проектов сократилось с 3 недель до 1, а, главное, появилась полная прозрачность бюджетов каждого проекта.

Ещё раз кратко перечислим, что мы для этого сделали:

• Нашли и закрыли реальные «боли» команды. Разработали интуитивно понятный интерфейс, в котором удобно работать и сотням менеджеров, и тысячам рядовых сотрудников.
• Клиент получил всё необходимое для разработки: план архитектуры, схему интеграций, подробный, разбитый на этапы и подэтапы роадмап развития программного обеспечения, дизайн-макеты всех экранов.
• Структурировали результаты исследований — они были полезны не только в разработке, но и помогли больше узнать о самих процессах и точках роста бизнеса.